برنامه ریزی یک کارگاه آموزشی

از هر کسی که تجربه ای در اجرای آموزش دارد بپرسید، حتما به شما می گوید که برنامه ریزی یک کارگاه آموزشی کاری دشوار است. چرا که نیاز به سازماندهی، تمرکز و خلاقیت فراوان دارد. واقعا چطور می شود یک کارگاه آموزشی را کاربردی و مرتبط با نیاز مخاطبین هدف و در عین حال خاطره انگیز برگزار کرد؟

خیلی ها از کارگاه های آموزشی متنفر هستند، چون فکر می کنند که اتلاف پول و زمان است. اما اگر درست برنامه ریزی شود می تواند یک تجربه یادگیری با ارزش برای فراگیران باشد. کارگاه آموزشی محیطی فوق العاده برای بارش فکری، تعامل، ارتباط سازی و حل مسئله است. این زمانی اتفاق می افتد که به درستی برنامه ریزی شود!

قبل از کارگاه آموزشی

برای برنامه ریزی یک کارگاه آموزشی قبل از برگزاری این گام ها را دنبال کنید تا تجربه ای با ارزش را برای مخاطبین هدف رقم بزنید:

1-اهداف یادگیری را تعریف کنید

هر کارگاه آموزشی با هدف داشته باشد. شما نیاز دارید که فرآیند جذب و استخدام را ارتقاء دهید؟ شما می خواهید به مدیرانتان نحوه سازماندهی را آموزش دهید؟ شما قرار است برای یک واحد جدید تیم سازی داشته باشید؟

بسیاری از کارگاه های آموزشی فقط وقت تلف کردن هستند، چون هیچ هدفی در میان مباحث ارائه شده دنبال نمی شود. پس بدون هدف، هیچ دلیلی برای جمع کردن افراد وجود ندارد.

2-برای تعداد افراد درست تصمیم بگیرید

این که چه کسانی و چه تعدادی باید در کارگاه آموزشی شرکت کنند کاملا به اهداف یادگیری بستگی دارد. اگر کارگاه آموزشی بر فعالیت های عملی و حل مسئله تمرکز دارد تعداد فراگیران نباید بیشتر از 20 نفر باشد. اما اگر هدف انتقال دانش باشد شما می توانید به تعداد بیشتری فکر کنید و حتی آنها را به گروه های کوچک تر برای بحث و گفتگو تقسیم کنید.

فراموش نکنید که لیستی برای اطلاعات شرکت کنندگان تهیه کنید.

3-مکان درست انتخاب کنید

اگر کارگاه آموزشی شما کمتر از 20 نفر شرکت کننده دارد یک سالن جلسات می تواند مناسب باشد. اما اگر بیشتر از 50 نفر باشد شما حتما به یک سالن آمفی تئاتر نیاز خواهید داشت.

زمانی که مکان را انتخاب کردید حتما به جزئیات مهمی چون امکانات و ابزار مورد نیاز فکر کنید. آیا همه قادر به دیدن صفحه نمایش هستند؟ مکان مورد نظر تکنولوژی های مورد نیاز شما را فراهم می کند؟ امکانات پذیرایی برای زمان استراحت وجود دارد؟ موقعیت مکان خوش مسیر است؟ لازم است برای افرادی که از شهرهای دیگر می آیند برنامه ریزی شود؟

4-یک صورت جلسه تنظیم کنید

حالا که شما اهداف یادگیری را تعریف کرده و نسبت به شرکت کنندگان شناخت دارید، لازم است که برای برنامه ریزی یک کارگاه آموزشی، یک طرح کلی برای نحوه رسیدن به این اهداف را ترسیم کنید.

• محورهای اصلی – ابتدا محورهای آموزشی را تعریف کنید و سپس براساس آن جزئیات بیشتر را اضافه کرده و محتوای آموزشی خود را کامل کنید.
• محتوای تصویری- به دنبال عکس ها و کلیپ های جذاب و مرتبط با محتوای آموزشی باشید. بعضی اوقات یک تصویر ساده بهتر از دقایق طولانی صحبت کردن موضوع را به مخاطبین هدف منتقل می کند.
• فعالیت های کلاسی- برای افزایش تعامل حتما برای بخش های مختلف کارگاه آموزشی خود پرسش و پاسخ، فعالیت های گروهی و حتی بازی برنامه ریزی کنید. شما نیاز دارید دانش خود را در مورد سبک های نوین یادگیری ارتقاء دهید. برای برنامه ریزی درست این فعالیت ها ابزار، امکانات، تعداد افراد درگیر و زمان لازم برای اجرای آنها باید مشخص گردد.

توجه داشته باشید هر چقدر برنامه ریزی شما دقیق تر و جرئیات در آن شفاف تر باشد، احتمال موفقیت این کارگاه آموزشی بالاتر است.

5-یک نقشه پیگیری داشته باشید

تنها راهی که می توانید از موفقیت کارگاه آموزشی خود مطمئن شوید، داشتن یک نقشه پیگیری درست است. فراموش نکنید که فرم نظرسنجی جزو واجبات است. همچنین در طول کارگاه آموزشی فرصت هایی ایجاد کنید تا فراگیران نظراتشان در مورد روند اجرایی به اشتراک بگذارند. شاید در وهله اول از این کار بترسید، اما این تنها راهی هست که شما بتوانید برای بهبود کارگاه های آموزشی بعدی چیزی یاد بگیرید.

اگر در کارگاه آموزشی تصمیمی برای سازمان گرفته می شود، حتما خروجی آن باید از طریق ایمیل و یا شبکه داخلی سازمان به اطلاع فراگیران برسد. همه افراد نیاز دارند بدانند تلاش و پشتکارشان در رسیدن به این تصمیم نتیجه داشته است، پس حتما آنها را در جریان اتفاقات بعد از کارگاه آموزشی قرار دهید.

در زمان برگزاری کارگاه آموزشی

بعد از برنامه ریزی یک کارگاه آموزشی، ببینید چطور می توانید کمی چاشنی هیجان به آن اضافه کنید. شما از موضوعی که قرار است ارائه کنید آگاه هستید، اما برای جذاب و خاطره انگیز کردن محتوای آموزشی چه نقشه ای دارید؟

درگیر کردن همه فراگیران رمز موفقیت یک کارگاه آموزشی است. اگر بخواهید سه ساعت بایستید و صحبت کنید، شما فقط سخنرانی کرده اید، کارگاه آموزشی زمانی ارزشمند است که تمام افراد حاضر مشارکت داشته باشند.

برای طراحی فعالیت های گروهی، این موارد را به خاطر بسپارید:

• خیلی از افراد ترس از صحبت کردن در جمع دارند، به خصوص در جمعی که غریبه باشند. سعی کنید برای انجام فعالیت ها، فراگیران را در گروه های کوچک تقسیم کنید تا راحت تر بتوانند صحبت کنند و تعامل داشته باشند.
• در هر گروه افراد متفاوت را قرار دهید. به عنوان مثال اگر از سازمانی فراگیران از دپارتمان های مختلف شرکت کرده اند، افراد یک دپارتمان را در یک گروه قرار ندهید. هر گروه باید متشکل از دپارتمان های مختلف باشد تا فراگیران مسائل را از دیدگاه های متفاوت مورد بررسی قرار دهند.
• شما تعیین می کنید که ایده ها و نظرات افراد چگونه باید ثبت شود. آیا فراگیران ایده هایشان را با صدای بلند اعلام می کنند و شما یادداشت می کنید؟ یا اینکه هر گروه ایده هایشان را خلاصه و مرتب یادداشت کرده و به دست شما می رسانند. این جزو همان جزئیاتی هست که نسبت به آن بی توجه هستیم.
• اگر تعداد گروه ها زیاد نیست، به فراگیران اجازه بدهید در مورد ایده های بحث کنند و خودشان بر سر چند ایده به توافق برسند. با این روش حجم ایده هایی که با آنها رو به رو هستید را کم می کنید و با کمک فراگیران به بهترین ایده ها خواهید رسید.
• هر چقدر می توانید برای برنامه ریزی و ایجاد فضای شاد و جذاب در فعالیت گروهی زمان بگذارید. بدین صورت می توانید یک تجربه یادگیری به یاد ماندنی را برای فراگیران رقم بزنید.

نکاتی کلی برای برنامه ریزی یک کارگاه آموزشی

در این قسمت ایده های خوبی برای برنامه ریزی یک کارگاه آموزشی موفق را که تیم نمو از تجربه سال ها برگزاری آموزش سازمانی به آن رسیده است با شما به اشتراک می گذاریم:

• در آموزش سازمانی نوین دیگر تدریس به تنهایی جوابگوی انتظارات مخاطبین هدف نیست، شما باید روش های جدید تسهیلگری را یاد بگیرید.
• در شروع کارگاه آموزشی از چند تکنیک یخ شکن استفاده کنید تا از همان ابتدا فضای دوستی برقرار شود. اگر محتوای آموزشی تخصصی و پیچیده باشد، لازم است که افراد از همان ابتدا با فضای کارگاه آموزشی احساس صمیمیت کنند. شما می توانید برای این کار از روایت یک داستان جذاب و یا استفاده از طنزهای مرتبط با موضوع استفاده کنید.
• خیلی از افراد نمی توانند به طور کامل در کارگاه آموزشی حضور داشته باشند، مانند مدیر عامل که ممکن است درگیر فعالیت های کاری زیادی باشد. شما می توانید با این افراد ارتباط گرفته و به آنها بگویید حضور آنها در کدام قسمت از کارگاه آموزشی لازم است. آنها قدردان این توجه شما خواهند بود.
• تا جایی که امکان دارد کارگاه آموزشی را برای صبح تا قبل از ناهار، و یا عصر دو سه ساعت بعد از ناهار برنامه ریزی کنید. زمان ناهار افراد کمترین بازدهی یادگیری را دارند. اگر هم زمان کارگاه آموزشی را طولانی برنامه ریزی کردید و افراد بعد از ناهار هم درگیر آموزش هستند، حتما مقدار فراوانی چای و قهوه در دسترس باشد.
• اگر هدف از برگزاری کارگاه آموزشی گرفتن یک سری تصمیمات سازمانی است، مانند آموزش در سطح مدیران، به تعداد افراد توجه کنید که نباید بیشتر از 15 نفر باشد. هر چه تعداد افراد در این جلسات کمتر باشد امکان رسیدن به یک نتیجه اثربخش بیشتر است. علاوه بر این شما به عنوان یک تسهیلگر باید به استراتژی های تصمیم گیری تیمی واقف باشید.

منبع:  www.mindtools.com