معیارهای SMART رویکردی مناسب برای تعیین KPIs 

از روش های درست تشخیص شاخص های کلیدی عملکرد استفاده از معیارهای SMART است. هر کدام از این حروف ابتدای کلمات خاص(Specific)، قابل اندازه گیری (Measurable )، قابل دستیابی (Attainable)، مرتبط (Relevant) و مقید به زمان (Time-bound) هستند.

همچنین برای تعیین شاخص های کلیدی عملکرد آموزش سازمانی خود پاسخ به سؤالات زیر به شما کمک خواهد کرد که بهترین KPIs را انتخاب کنید:

• آیا اهداف خود را از این استراتژی آموزشی مشخص و تعریف کرده اید؟ (هدف تقویت مهارت های ارتباطی، ارتقاء مهارت های فروش و بازاریابی و …)
• آیا قادر هستید فرایند تحقق اهداف تعریف شده را مشخص کنید؟ (ممکن است هدف بهبود تعلامات تیم کاری و یا ارتقاء سطح فروش مشخص از سمت فراگیران باشد.)
• آیا اهدفی که تعریف کرده اید واقعی و قابل دسترس هستند؟ (هدفی را برای برنامه آموزشی خود انتخاب کنید که با توجه به امکانات و منابع فعلی توانایی تحقق آن وجود داشته باشد.)
• اهدافی که تعیین کرده اید تا چه اندازه با نظام سازمانی شما سازگار است؟ (اهداف باید در راستای استراتژی های کلان شرکت باشد.)
• در چه بازه زمانی باید اهداف تعیین شده تحقق پیدا کنند؟ (تعیین بازه ی زمانی از جمله ملزومات تعیین KPI محسسوب می شود، حتما این مورد را در شاخص های ارزیابی عملکرد خود وارد کنید.)

حتی شما می توانید برای انتخاب KPIs از معیارهای SMARTER نیز بهره ببرید.

با اضافه کردن دو بخش ارزیابی (Evaluate) و ارزیابی مجدد (Reevaluate) معیارهای SMART به SMARTER توسعه می یابند. توجه داشته باشید که در مراحل ارزیابی KPIs و ارتباط آنها به استراتژی آموزش سازمانی این دو گام اهمیت ویژه ای پیدا خواهند کرد. شما با یک ارزیابی مداوم و منظم می توانید نقاط قوت و ضعف برنامه آموزشی خود را شناسایی کرده و در صورت لزوم اصلاحات مؤثر را بر استراتژی خود اعمال کنید.

چگونه برای آموزش سازمانی خود KPIs تعریف کنیم؟ 

تعریف شاخص های کلیدی عملکرد کاری است که نیاز به مهارت و تخصص ویژه ای دارد. همانطور که واژه ی “کلیدی” نشان می دهد، شاخص های کلیدی عملکرد باید به نتایج و خروجی های برنامه آموزشی مرتبط باشد و در راستای اهداف اصلی آموزش سازمانی تعریف شود.

پاسخ به سؤالات ذیل مراحل تعیین شاخص های کلیدی عملکرد را به خوبی برای شما مشخص می کند:

• خروجی مطلوب برنامه آموزشی شما چیست؟ (به عنوان مثال بهبود رفتار سازمانی، ارتقاء بهره وری، افزایش فروش و…)
• به چه علت این خروجی برای شما حائز اهمیت است؟ (به دلایل انتخاب خروجی مطلوب خود فکر کنید.)
• فرایند تحقق اهداف خود را به  چه صورت ارزیابی می کنید؟  (روش های ارزیابی خود را تشریح کنید، اطلاعات آماری و روش تحلیل آنها و …)
• چگونه می توانید بر نتیجه مورد نظر خود تأثیر بگذارید؟ (استفاده از شیوه های نوین آموزش، مربی گری، فعالیت های گروهی و …)
• مسئولیت خروجی مطلوب برنامه آموزشی شما به عهده چه کسانی است؟ (بسته به آنکه سازمان شما چقدر بزرگ است، چه اهدافی را تعیین می کنید، اهداف شما به کدام دپارتمان مربوط می شود و در هر دپارتمان مسئولین چه کسانی اند، مشخص می شود مسئولیت خروجی به عهده کیست.)
• چگونه متوجه می شوید که به اهداف مورد نظر خود دست یافته اید؟ (در این بخش باید مشخص کنید چه اتفاقاتی به معنای تحقق اهداف است، استفاده از معیار های SMART سبب میشود اهداف قابل اندازه گیری و ملموس را شناسایی کنید.)
• در چه فاصله زمانی باید فرایند تحقق اهداف اصلی خود را بازبینی کنید؟ (این کار سبب می شود نقص ها و ایرادات مربوط به فرآیند مشخص شود و روند اصلاح آن تسریع شود.)

چه عاملی باعث تاثیرگذاری شاخص های کلیدی عملکرد خواهد بود؟

 یک KPI تنها به اندازه آن عملی که برمی انگیزد ارزشمند است. نکته مهمی که به هیچ وجه نباید آن را نادیده گرفت این است که این شاخص های کلیدی عملکرد KPIs به نوعی زنجیره های ارتباطی هستند. بدین صورت که هر چقدر در زمان تعریف شاخص های کلیدی عملکرد اطلاعات شما شفاف تر، مختصرتر و مرتبط تر باشد، در مرحله اجرا بهتر درک شده و به آن ها عمل می شود. بنابراین مشاهده خواهید کرد که امکان موفقیت استراتژی آموزش شما افزایش پیدا می کند، زیرا که شما می دانید بر روی تحقق چه اهدافی باید تمرکز کنید.

شاخص های کلیدی عملکرد ( KPIs ) همیشه مرتبط هستند.

 متاسفانه هنوز هم در بعضی سازمان ها و شرکت ها شاهد این مسئله هستیم که نظارت شاخص های کلیدی عملکرد کم اهمیت در نظر گرفته می شود. شاید بدین دلیل که KPIs قربانی انسانی ترین مشکل یعنی”کمبود ارتباطات” شده اند!

این یک حقیقت است که در هر استراتژی شاخص های کلیدی عملکرد KPIs به اندازه ی ارزشی که شما برای آنها تعیین می کنید ارزشمند خواهند بود. فراموش نکنید که برآوردن سطح بالای توقعاتی که شما از شاخص های کلیدی عملکرد دارید مستلزم صرف زمان، انرژی، تلاش و پذیرش آن از سمت نیروی انسانی می باشد. ارزش و اعتبار KPIs در دست کسانی است که به درستی آنها را تعریف کرده و به بهترین شکل از آنها بهره می گیرند.

برگرفته از “شاخص های کلیدی عملکرد (KPIs) چیست و چگونه برای کسب وکار خود KPI تعریف کنیم؟” نوشته آزاده اردشیری