وقتی یک کارمند تازه وارد به تیم شما ملحق می‌شود، ایجاد تجربه مثبت برای او از اهمیت بالایی برخوردار است. این تجربه نقش مهمی در موفقیت و عملکرد آینده او در سازمان دارد؛ می خواهیم به معرفی و بررسی راهکارهای اثربخش برای برخورد با کارمند تازه وارد بپردازیم.

خوش‌آمدگویی گرم و استقبال:

خوش‌آمدگویی گرم و استقبال از کارمند تازه وارد به عنوان یکی از مهم ترین عوامل، نقش کلیدی در ایجاد تجربه مثبت ایفا می‌کند. با این کار این فرصت را خواهید داشت تا کارمند تازه وارد را به تیم خود معرفی کرده و حس خوبی را از محیط کار جدیدش به او القا کنید. به چند توصیه ی برای خوش‌آمدگویی توجه کنید:

1. ملاقات شخصی: ابتدا یک ملاقات شخصی با کارمند تازه وارد داشته باشید. این ملاقات می‌تواند در اتاق کار، نزدیک محل کار یا حتی در یک مکان دیگر بوده و اهمیت ورود او به تیم را نشان دهد.
2. توجه به جزئیات: حتما به جزئیاتی مثل نام کارمند تازه وارد، تاریخ ورود، و موقعیت جدید او توجه کنید؛ ثابت کنید که از طرف شما مورد توجه است.
3. تبریک و خوش‌آمدگویی: پیام تبریک و خوش آمدگویی خود را از طریق نامه، ایمیل و یا حتی شفاهی به کارمند تازه وارد ابلاغ کنید.
4. ایجاد یک محیط دوستانه: تلاش کنید تا از راه های مختلف مانند معرفی به اعضای تیم، معرفی به اساتید و مشاوران، و دعوت به فعالیت‌های اجتماعی تیم، محیط کاری دوستانه ای ایجاد کنید.
5. درک نیازهای کارمند تازه وارد: تلاش کنید تا نیازها و انتظارات کارمند تازه وارد را کشف کنید. سوالاتی مثل “چه کارهایی می توانم انجام دهم تا بهترین تجربه کاری را داشته باشی؟” کارساز هستند.
6. تشویق به بیان ایده ها و نظرات: از کارمند تازه وارد بخواهید که نظرات و ایده هایش را به اشتراک بگذارد. نشان دهید نظرات و ایده های او برای شما اهمیت دارد.

انتقال درست اطلاعات لازم:

انتقال درست اطلاعات لازم به کارمند تازه وارد جهت آشنایی او با محیط کار جدیدش بسیار حائز اهمیت است. در ادامه به توصیه‌های مهم در این مورد می‌پردازیم:

1. معرفی به سازمان: کارمند تازه وارد باید با سازمان و ساختار آن آشنا شود. فعالیت های سازمان را به طور جامع برای او توضیح دهید؛ چارت سازمانی چگونه است و شرح وظایف چطور تعریف می شود.
2. شرح وظایف: وظایف و مسئولیت‌های کارمند تازه وارد باید به طور شفاف تعریف شده باشد. همچنین او باید نسبت به وظایف و نحوه انجام آنها به طور کامل توجیه شود.
3. مقررات و سیاست‌ها سازمانی: کارمند تازه وارد را با مقررات و سیاست های سازمان آشنا کرده و به او بگویید که چگونه باید از آنها پیروی کند. او باید نسبت به ارزش های سازمان و رفتارهای مورد انتظار آگاه شود.
4. منابع و ابزار: کارمند تازه وارد نیاز دارد تا با منابع و ابزارهای مورد استفاده در سازمان آشنا شود. این موارد شامل سیستم‌ها، نرم‌افزارها، دستورالعمل‌ها و منابع دیگر است.
5. شبکه‌های ارتباطی: به او یاد دهید که چه کانال های ارتباطی در سازمان وجود دارد و چگونه می‌تواند به بهترین شکل با مدیر و همکاران ارتباط برقرار کند.
6. منابع آموزشی: ارائه اصولی آموزش‌های مورد نیاز برای انجام وظایف می‌تواند به مسیر یادگیری و توسعه کارمند تازه وارد کمک کند.
7. منابع پشتیبانی: منابعی در اختیار کارمند تازه وارد قرار دهید تا در صورت بروز سؤال و یا چالش به سرعت از آنها پشتیبانی و راهنمایی بگیرد.

آموزش و توسعه مهارت های کارمند تازه وارد

کارمند تازه وارد به آموزش و توسعه مهارت های لازم نیاز دارد تا او بتواند وظایف خود را به بهترین شکل انجام داده و در محیط کاری جدیدش بهره‌وری داشته باشد؛ جهت اثربخشی این آموزش ها باید به نکاتی مهم توجه کرد:

1. تعیین نیازهای آموزشی:

• با کارمند تازه وارد در مورد نیازهای آموزشیش مشورت کنید.
• با توجه به شرح وظایف تعیین شده، ارزیابی کنید چه دانش و مهارت هایی برای او مفید است.

2. انتخاب روش‌ آموزش:

• بررسی کنید کدام روش آموزشی حضوری، مجازی و ترکیبی اثربخش تر خواهد بود.
• برای هر روش مناسب ترین منابع آموزشی مانند کتاب، ویدئو، پادکست و … را انتخاب کنید.

3. تدوین برنامه آموزشی:

• تدوین برنامه آموزشی با جزئیاتی شامل محتوای آموزشی، زمان‌بندی و اهداف یادگیری
• تنظیم و اعلام تقویم آموزشی و زمان برگزاری جلسات آموزشی

4. آموزش حین کار:

• ارائه آموزش عملی در محیط کاری و در دسترسی به تجهیزات و ابزارهای لازم
• ایجاد فرصت‌های اجرایی برای کارمند تازه وارد تا مهارت‌های خود را تمرین کند

5. مراقبت از پیشرفت:

• مانیتور کردن پیشرفت کارمند تازه وارد در طول گذراندن آموزش ها
• ایجاد انگیزه برای ارتقاء مهارت‌ها و دستیابی به اهداف آموزشی

6. ارزیابی و ارائه بازخورد:

• ارزیابی عملکرد کارمند تازه وارد پس از اتمام دوره های آموزشی
• ارائه بازخورد و شرح درست نقاط قوت و ضعف

7. آموزش مستمر:

• ایجاد فرصت‌های آموزش مستمر به منظور به‌روزرسانی دانش و مهارت های لازم
• ایجاد انگیزه برای یادگیری مستمر

8. آموزش مهارت‌های نرم:

• ارتقاء مهارت‌های نرم مانند مهارت‌های ارتباطی، کارتیمی، و حل مسائل
• ایجاد فرصت‌هایی برای تقویت مهارت‌های مدیریت زمان و استرس

9. پشتیبانی و راهنمایی:

   – ارائه راهنمایی اصولی به کارمند تازه وارد در طول فرآیند آموزش و حتی پس از آن

   – ایجاد فرصت‌ برای پاسخ به سوالات و رفع ابهامات

مربیگری و منتورینگ:

مربیگری و منتورینگ رویکردهای مؤثری برای رشد و توسعه نیروی تازه وارد هستند. این الگوهای اثربخش به کارمند تازه وارد اجازه می‌دهد تا از تجربیات و مشاوره‌های یک فرد با تجربه  بهره ‌ببرد. توصیه های مهم برای اجرای درست مربیگری و منتورینگ:

مربیگری:

1. انتخاب درست مربی: مربی باید دانش، تجربه و صلاحیت لازم را داشته باشد.
2. برنامه‌ریزی جلسات مربیگری: تدوین برنامه ای با جزئیات کامل از موضوعات و زمان‌بندی جلسات مربیگری
3. ارائه مشاوره طبق برنامه مدون: ارائه مشاوره و آموزش های لازم طبق برنامه مدون با هدف توسعه مهارت‌ها و دانش کارمند تازه وارد
4. ارزیابی و بازخورد: ارزیابی مسیر پیشرفت کارمند تازه وارد و ارائه بازخورد‌های سازنده برای بهبود عملکرد و پاسخگویی به سؤالات و ابهامات

منتورینگ

1. انتخاب اصولی منتور: انتخاب منتور متناسب با نیاز آموزشی کارمند تازه وارد و در حوزه تخصصی مرتبط، منتور باید تجربه و تخصص کافی را برای آموزش کارکنان داشته باشد.
2. تعیین اهداف آموزشی: تعیین اهداف آموزشی کوتاه ‌مدت و بلند مدت در راستای رشد و توسعه کارمند تازه وارد
3. برنامه‌ریزی جلسات منتورینگ: تدوین برنامه جلسات منتورینگ با تاکید بر توسعه مهارت ‌ها و دستیابی به اهداف آموزشی تعیین شده
4. انتقال دانش و تجربه: انتقال مؤثر تجربیات و دانش شخصی منتور در فرآیند آموزش
5. تشویق و ایجاد تعهد: تشویق کارمند تازه وارد به ادامه تلاش و ایجاد تعهد به مسیر توسعه و اهداف شغلی خود

6- ارزیابی و بازخورد: ارزیابی مسیر پیشرفت کارمند تازه وارد و ارائه بازخورد ‌های سازنده برای بهبود عملکرد مثبت

7. پشتیبانی مستمر: ایجاد فرصت‌های پاسخگویی به سؤالات و مشکلات و مشورت مستمر در فرآیند منتورینگ

تشویق و بازخورد مثبت

نقش تشویق و بازخورد مثبت را در موفقیت و رشد کارمند تازه وارد نباید دست کم گرفت. این اقدامات نه تنها انگیزه و اعتماد به نفس او را افزایش می‌دهند، بلکه به توسعه مهارت‌های او نیز کمک می‌کنند. در ادامه توصیه‌هایی برای تشویق و ارائه بازخورد مثبت به کارمند تازه وارد ارائه شده است:

تشویق:

1. تقدیر از تلاش‌ها : قدردانی از تلاش‌ها و پیشرفت ‌های کارمند تازه وارد را در دستور کار داشته باشیم، حتی اگر او هنوز به دستاوردی نرسیده باشد.
2. تشویق به سؤال پرسیدن: تشویق نیروی تازه وارد به پرسیدن سوالات و ابهامات و تاکید بر اهمیت یادگیری مستمر، حس تعامل آنها را با محیط کارشان بیشتر می کند.
3. تعیید اهداف کوتاه ‌مدت: تعیین اهداف کوتاه‌مدتی که کارمند تازه وارد برای دستیابی به تسلط در مهارت‌ها و رسیدن به دستاورد به آن نیاز دارد.
4. تعهد به پیشرفت: حمایت از فعالیت های کارمند تازه وارد حس تعهد به پیشرفت و توسعه شغلی را در او تقویت می کند.
5. تشویق به مشارکت: تشویق به مشارکت و فعالیت در پروژه‌های تیمی، فرصت خوبی را برای برقراری ارتباطات کاری به وجود می آورد.

بازخورد مثبت:

1. بازخورد سازنده: ارائه بازخورد به موقع و مثبت به کارمند تازه وارد اشتیاق به بهبود عملکرد را در او افزایش می دهد.
2. تعیین نقاط قوت: نقاط قوت را برای انگیزه بخشی بیان کرده و در مورد نقطه ضعف ها در قالب نقاط بهبود صحبت کنید. حفظ تعادل در بازخورد دهی بسیار مهم است.
3. توجه به پیشرفت ها: نسبت به دستاوردها کوچک و بزرگ کارمند تازه وارد واکنش نشان دهید و توجه خود را ابراز کنید.
4. راهنمایی و مشاوره: راهنمایی اصولی و ارائه مشاوره جهت تعیین اهداف و مسیر پیشرفت شغلی باید تکمیل کننده فرآیند بازخورددهی باشد.

خلاصه کلام:

برخورد اصولی و حرفه ای با کارمند تازه وارد یک فرآیند مهم در مدیریت منابع انسانی است و می‌تواند به موفقیت او و سازمان کمک زیادی کند. باید توجه داشته باشیم که کارهایی مثل خوش آمدگویی و استقبال، انتقال درست اطلاعات، آموزش و ارتقاء مهارت‌ها، مربیگری و منتورینگ و تشویق و ارائه بازخورد مثبت اصول کلیدی برخورد با نیروی تازه وارد است. همین موارد کمک می کنند تا کارمند تازه وارد به بهترین شکل با محیط کار جدیدش آشنا شده و عملکرد مثبت داشته باشد.

علاوه بر این آموزش های مهارت های نرم نیاز مبرم مدیران و کارکنان هر سازمان برای شکل دهی ارتباطات مؤثر بین مدیر و کارمند، کارمندان با کارمندان و کارمندان با مشتری است. دپارتمان یادگیری موسسه نمو با وجود تیمی متخصص و همکاری با مدرسین مجرب در حوزه توسعه فردی، آمادگی خود را جهت برگزاری دوره های آموزشی مهارت های نرم به صورت سفارشی سازی شده و براساس نیازها و چالش های واقعی سازمان شما اعلام می دارد.